Termini di servizio di Prospect Flow

1. Fornitore del servizio

Prospect Flow è fornito da Safe IT Consulting di Massimiliano Diaco, Via Crocetta 707A, 47842 San Giovanni in Marignano (RN), Italia — P.IVA 08835660963 — C.F. DCIMSM74S12F205W — email m.diaco@alimentiamolasalute.org, di seguito “Fornitore”.

2. Accettazione e requisiti

L’accesso operativo a Prospect Flow richiede il completamento dell’identità del titolare del tenant e l’accettazione elettronica della versione corrente dei presenti Termini e dell’accordo sul trattamento dei dati. La Privacy Policy è un’informativa e non viene presentata come consenso generale. L’utente dichiara di avere almeno 18 anni, capacità di agire e, quando opera per un’organizzazione, i poteri necessari per vincolarla.

L’accesso è riservato agli utenti autorizzati o invitati. Le credenziali e i collegamenti personali non possono essere ceduti o condivisi. L’utente è responsabile delle attività svolte tramite il proprio account e deve segnalare tempestivamente accessi sospetti.

3. Finalità e funzioni di Prospect Flow

Prospect Flow supporta la gestione operativa di prospect, pipeline, note, task, contenuti, link personali, visualizzazioni, appuntamenti, disponibilità, affiancamento dello sponsor, notifiche e comunicazioni. Alcune funzioni dipendono da servizi esterni, inclusi Google Calendar, WhatsApp, Vimeo, YouTube, Zoom e servizi di invio email.

Le funzionalità possono evolvere mantenendo lo scopo principale del servizio. Eventuali variazioni sostanziali che incidano sui dati trattati saranno accompagnate dagli aggiornamenti informativi richiesti.

4. Obblighi dell’utente e uso consentito

L’utente si impegna a:

• utilizzare il servizio in modo lecito, professionale e coerente con la propria attività;
• inserire dati accurati e aggiornati e trattare esclusivamente dati per i quali dispone di una base giuridica valida;
• fornire ai prospect le informative necessarie e rispettarne diritti, opposizioni e revoche;
• registrare il consenso WhatsApp solo quando effettivamente ottenuto e conservare evidenza della fonte;
• proteggere i link personali e condividerli esclusivamente con il destinatario previsto;
• evitare di caricare dati appartenenti a categorie particolari, dati giudiziari o documenti non necessari, salvo che ciò sia lecito, indispensabile e adeguatamente protetto;
• rispettare diritti d’autore, marchi, riservatezza e condizioni dei servizi esterni.

Sono vietati spam, comunicazioni senza titolo giuridico, molestie, impersonificazione, accessi non autorizzati, elusione dei limiti tecnici, diffusione di malware, estrazione massiva dei dati, vendita dei dati e qualsiasi utilizzo illecito o lesivo di terzi.

5. Dati e responsabilità verso i prospect

Il distributore resta responsabile delle decisioni commerciali e relazionali, dei dati inseriti e delle comunicazioni inviate ai propri prospect. La piattaforma è uno strumento organizzativo e non sostituisce la valutazione professionale dell’utente, né attribuisce al Fornitore la titolarità dei rapporti tra distributore e prospect.

Il distributore deve limitare la visibilità dei dati alle persone che necessitano di conoscerli. Le metriche di rete sono progettate per mostrare dati aggregati; l’accesso amministrativo di assistenza deve essere utilizzato soltanto quando necessario e nel rispetto di riservatezza e istruzioni.

6. Google Calendar

L’integrazione Google Calendar è facoltativa. Collegandola, l’utente autorizza Prospect Flow ad accedere agli ambiti indicati nella Privacy Policy per elencare i calendari, verificare la disponibilità senza esporre i dettagli degli eventi altrui e creare o aggiornare appuntamenti esclusivamente nei calendari di proprietà dell’utente autenticato. Prospect Flow non elimina eventi da Google Calendar.

L’utente deve collegare esclusivamente account e calendari che è autorizzato a utilizzare. Può scollegare Calendar dalle impostazioni e revocare l’autorizzazione dal proprio Account Google.

L’uso dei dati ricevuti dalle API Google avviene nel rispetto della Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use. Il funzionamento dell’integrazione dipende anche dalla disponibilità e dalle condizioni dei servizi Google.

7. WhatsApp e comunicazioni

Le funzioni WhatsApp devono essere utilizzate esclusivamente verso destinatari che abbiano validamente richiesto o accettato le comunicazioni, nel rispetto del GDPR, della normativa sulle comunicazioni elettroniche e delle regole WhatsApp applicabili. Prospect Flow impedisce alcuni invii privi di consenso registrato e applica limiti di sicurezza, ma tali controlli non sostituiscono gli obblighi dell’utente.

L’utente è responsabile del contenuto, della frequenza e della liceità dei messaggi. Revoche e richieste di cessazione devono essere registrate e rispettate senza ritardo. Meta/WhatsApp o i fornitori tecnici possono limitare o sospendere account secondo le proprie condizioni.

8. Contenuti, file e proprietà intellettuale

L’utente conserva i diritti sui contenuti caricati e concede al Fornitore una licenza limitata, non esclusiva e strettamente necessaria a ospitare, elaborare e mostrare tali contenuti per erogare Prospect Flow. L’utente garantisce di avere diritti e autorizzazioni necessari e resta responsabile del materiale condiviso.

Software, interfaccia, struttura e materiali originali di Prospect Flow restano del Fornitore o dei rispettivi licenzianti. È vietato copiarli, rivenderli, decompilarli o creare servizi derivati salvo autorizzazione scritta o limiti inderogabili di legge.

9. Trattamento dei dati per conto del distributore — articolo 28 GDPR

Per i dati dei prospect trattati dal Fornitore per conto del distributore, questa sezione costituisce disciplina del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR.

Oggetto, durata, natura e finalità

Il trattamento riguarda l’hosting e le operazioni tecniche necessarie a CRM, pipeline, contenuti, link, appuntamenti, attività, comunicazioni e assistenza, per la durata dell’account e delle attività di restituzione o cancellazione.

Tipi di dati e interessati

Dati identificativi e di contatto, note professionali, preferenze, interazioni con contenuti, appuntamenti, messaggi, consensi e metadati tecnici relativi a prospect, distributori, sponsor e altri partecipanti autorizzati. Il servizio non è progettato per categorie particolari di dati.

Obblighi del Fornitore quale responsabile

• trattare i dati soltanto su istruzioni documentate del distributore e per fornire il servizio, salvo obblighi di legge;
• vincolare alla riservatezza le persone autorizzate e applicare misure tecniche e organizzative adeguate;
• assistere ragionevolmente il distributore per diritti degli interessati, sicurezza, violazioni, valutazioni d’impatto e rapporti con l’autorità;
• informare il distributore senza ingiustificato ritardo di una violazione rilevante dei dati affidati;
• cancellare o restituire i dati al termine del servizio, secondo la scelta e le istruzioni del distributore, salvo conservazione imposta dalla legge;
• mettere a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questa sezione.

Sub-responsabili

Il distributore autorizza in via generale l’impiego dei fornitori tecnici indicati nella Privacy Policy per infrastruttura, storage, autenticazione, email e integrazioni richieste. Il Fornitore impone obblighi di protezione equivalenti ove applicabile e informerà di cambiamenti sostanziali, consentendo opposizioni motivate prima che il nuovo fornitore tratti i dati.

Obblighi del distributore titolare

Il distributore garantisce liceità delle istruzioni e della raccolta, correttezza dei dati, trasparenza verso gli interessati, gestione delle richieste e utilizzo appropriato delle funzioni. Se un’istruzione viola la normativa, il Fornitore può sospenderla e richiedere chiarimenti.

10. Disponibilità, manutenzione e servizi esterni

Il Fornitore adotta misure ragionevoli per continuità e sicurezza, senza garantire funzionamento ininterrotto o assenza assoluta di errori. Manutenzioni, guasti, aggiornamenti o indisponibilità di fornitori esterni possono sospendere temporaneamente alcune funzioni.

Collegamenti e servizi di terzi sono regolati anche dalle relative condizioni. Il Fornitore non controlla modifiche, sospensioni o limitazioni decise da Google, Meta/WhatsApp, Vimeo, YouTube, Zoom o altri fornitori.

11. Sospensione e cessazione

Il Fornitore può limitare o sospendere l’accesso in caso di violazione dei Termini, rischio per sicurezza o terzi, ordine dell’autorità, uso illecito o mancata collaborazione nella risoluzione di un problema grave. Quando ragionevole, l’utente riceverà comunicazione e possibilità di rimediare.

L’utente può chiedere la chiusura dell’account scrivendo all’assistenza. Prima della chiusura può richiedere un’esportazione dei dati quando tecnicamente disponibile. Alla cessazione i dati vengono gestiti secondo la Privacy Policy e la sezione sul trattamento per conto del distributore.

12. Garanzie e responsabilità

Prospect Flow è uno strumento di supporto organizzativo. L’utente resta responsabile della verifica di appuntamenti, messaggi, disponibilità, contenuti e decisioni operative. Nei limiti consentiti dalla legge, il Fornitore non risponde di danni derivanti da uso improprio, dati inesatti inseriti dall’utente, mancato consenso dei destinatari o indisponibilità di servizi esterni.

Nulla nei presenti Termini esclude responsabilità che non possa essere esclusa per legge, inclusi dolo o colpa grave, né limita i diritti inderogabili eventualmente riconosciuti al consumatore.

13. Modifiche

I Termini possono essere aggiornati per evoluzioni del servizio, normative o di sicurezza. Le modifiche sostanziali saranno versionate e richiederanno una nuova accettazione esplicita prima di proseguire nell’area operativa; se l’utente non le accetta può cessare l’utilizzo e chiedere la chiusura dell’account.

14. Legge applicabile e foro

I Termini sono regolati dalla legge italiana. Per le controversie con utenti professionali è competente il Foro di Rimini, salvo diverso accordo o competenza inderogabile. Per eventuali utenti qualificabili come consumatori resta competente il foro previsto dalla normativa a loro tutela.

15. Contatti

Per assistenza, segnalazioni o comunicazioni legali: m.diaco@alimentiamolasalute.org.